社会人として最低限求められる基礎能力の一つに「報連相」が挙げられます。そのため、多くの会社の新入社員研修にて報連相の重要性について説明されます。
実際、私が新入社員の時も研修にて、「報連相」と「PDCA」について指導された記憶があります。しかし、現場に出て実際に報連相をしてみようとすると、うまくできないのです。
その理由としては、「伝えたい内容が難解」・「職場環境」などが挙げられます。
というわけで、今回は報連相の基礎知識・重要性・コツについて分かり易く解説していきたいと思います。
報連相とは？
まずは、報告・連絡・相談の意味について解説したいと思います。
報連相の重要性
報連相の目的は情報共有です。会社において情報共有は非常に重要です。
なぜなら、どれだけ優秀な経営者でも、正しい情報がなければ、正しい判断はできないからです。正確な情報があるからこそ、しっかりとした経営判断が可能となるわけです。
そして、その正確な情報はいつも現場の人間からもたらされます。そのため、現場の実行部隊である部下・後輩の報連相は想像している以上に重要な役割を果たします。
ですから、上司は報連相しやすい環境を作ること、部下は報連相を習慣づけることをそれぞれ意識して仕事を進めなければなりません。
報告とは？
辞書で報告の意味を調べると次のようにあります。
告げ知らせること。特に、ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること。また、その内容。
引用：デジタル大辞泉
この意味から分かるように、報告とは「起きた事実をまとめて正確に伝えること」が大切になります。基本的には、「過去の出来事について話す場合は報告」と考えても良いです。
報告の例文を次に示します。
- A社との打ち合わせにて、一か月間はトライアル期間として我々の製品を利用する運びとなりました。
- 製品Aの量産試作の途中経過を報告します。現在品質項目10個の内5個の検査が終了しましたが、すべて問題がない状態です。
連絡とは？
辞書で連絡の意味を調べると次のようにあります。
１ 関連があること。「一見何の―もない二つの事件」
２ 気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること。また、その通知。「―をとる」「本部に―する」
３ 二つの地点が互いに通じていること。また、異なる交通機関が一地点で接続していること。「私鉄と―する駅」「―橋」引用：デジタル大辞泉
報連相における連絡は、2の意味になります。「知らせること」・「通知」とあるように、「今の状況をすぐに伝えること」を意味します。
連絡の例文を以下に示します。
- 今からA社との商談に行ってまいります。
- 先ほどC社のB課長からお電話がありました。
相談とは？
相談で連絡の意味を調べると次のようにあります。
問題の解決のために話し合ったり、他人の意見を聞いたりすること。また、その話し合い。
引用：デジタル大辞泉
上の定義にもあるように、相談は問題解決のために話し合うことを意味します。そのため、「将来に取るべき行動について話し合う」と考えることもできます。
報連相の中でも、相談では自分の意見を持つ必要があるので、難しいところがあります。
相談の例文を以下に示します。
納期までに新商品Aの要求性能を満たすことが困難な状況になっています。対応策として、次の内容を検討しています。どの対策をとればよいか？についてご相談させてください。
①人員拡充
人員を2名増やすことで、仮説・検証のサイクルを早めることが期待でき、納期までに新商品Ａの基本設計を終了できる可能性が高まります。
一方、人員を他部署から受け入れることになるので、他組織の開発が遅延する可能性がある。人員を増やすからといって必ず開発がうまく行くとは限らない。
②納期延期
納期を延期してでも、地に足をつけた開発をした方が結果的に良い製品を生み出すことが出来る。
一方で、量産試作や工場移管までのスケジュールがタイトになってしまい、上市も遅れる危険性がある。そうすれば、顧客からの信頼を失ってしまう可能性がある。
③要求性能の再検討
営業からの意見を再集約して、本当に現在の要求性能が必要か再検討する。仮に、現状性能でも十分だとの見込みが立てば、性能を下方修正して次の開発ステップに進む。一方で、市場競争力を失う可能性がある。
報連相のコツ
報告のコツ
報告のポイントは、「必要な情報を簡潔かつ正確に伝えること」です。その際に意識するべきことは、結論ファーストです。
結論ファーストの重要性については以下の記事に紹介しております。
結論から報告することで、報告の主題・意図がすぐに伝わります。そのため、仮に情報に不足があった場合でも、上司・先輩から指摘を受けて修正が可能になります。
ですから、報告をする前には最低限「何を結論とするのか？」を意識して準備すると良いです。優秀な上司・先輩であれば、その結論に至るための情報もしっかりと聞き出してくれますよ。
連絡のコツ
報連相の中では、連絡は最も簡単です。連絡のポイントは、「いち早く状況を伝えること」です。
自分が連絡すべき情報を受信したら、すぐに伝えることを意識すると良いでしょう。もし、連絡すべき情報の取捨選択が出来ない場合は、念のために連絡をするようにしましょう。
仮に不要な連絡であれば、相手側からそのタイプの連絡は不要だと言われるので問題ありませんからね。逆に、必要な連絡が伝わらない方がよっぽど問題になってしまいます。
相談のコツ
報連相の中では、相談は最も高難度です。相談のポイントは、「自分の考えを示すこと」・「複数案挙げること」です。
もちろん、相談においても「結論ファースト」は重要です。基本的な流れとしては、次のような感じです。
「X社との商談の件ですが、私はメリットが多いA案で考えています。他にも、B案・C案のメリット・デメリットを整理しています。この判断について問題がないか考えて頂けますか。」
このように、自分の意見を述べた後にほかの選択肢を提示できれば完璧でしょう。
逆に、最もしてはならないことは、「あの件、どうしたらいいですか？」というような丸投げです。せめて自分で調べられる範囲を勉強した上で相談する方が上司・先輩からの評価は高まります。
新入社員なら多めに見てもらえますが、職務放棄と言われても仕方ありません。任された仕事に対して主体的に取り組むのは社会人として当たり前のことですからね。
もちろん、あり得ない業務量を与えてくるブラック企業は例外ですが…
まとめ
報連相はなぜ重要？
意思決定層（経営層）が正しい判断をするためには、正しい情報が必要です。その正しい情報は、実働部隊である部下からの報連相によって伝えられます。
以上のことから分かるように、会社を正しく運営していく上で、部下の報連相は必須になります。
報連相の意味とそのコツは？
報告
報告とは「起きた事実をまとめて正確に伝えること」です。基本的には、「過去の出来事について話す場合は報告」と考えても良いです。
報告のポイントは、「必要な情報を簡潔かつ正確に伝えること」です。その際に意識するべきことは、結論ファーストです。
結論から報告することで、報告の主題・意図がすぐに伝わります。そのため、仮に情報に不足があった場合でも、上司・先輩から指摘を受けて修正が可能になります。
連絡
連絡とは「今の状況をすぐに伝えること」を意味します。連絡のポイントは、「いち早く状況を伝えること」です。
自分が連絡すべき情報を受信したら、すぐに伝えることを意識すると良いでしょう。もし、連絡すべき情報の取捨選択が出来ない場合は、念のために連絡をするようにしましょう。
相談
相談は問題解決のために話し合うことを意味します。そのため、「将来に取るべき行動について話し合う」と考えることもできます。
相談においては、「自分の意見を持つこと」がとても大切です。そのうえで可能なら、自分の意見以外の選択肢もいくつか準備しておくと良いです。
一方で、「どうしたらいいですか？」というような自分の意思が感じられない相談は極力しないようにするべきです。気の短い人なら怒り出すこともあるので、注意が必要です。
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